Осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по организации архива предприятия (на примере Акционерного общества Раменское приборостроительное Конструкторское Бюро)

Введение

Необходимость учета изменений в документационном обеспечении архивной работы в связи с внедрением цифровых технологий, необходимость изучения практики цифровизации отдельных функций архива обусловили актуальность данного исследования. Сегодня работа с архивными документами представляет собой особый вид деятельности аппарата управления, который охватывает все вопросы и задачи, связанные с документированием и организацией работы с официальными документами. Поэтому чтобы повысить качество организации работы с архивом и общую эффективность работы учреждения, необходимо уделять внимание данным актуальным направлениям организации работы с документами.
Актуальность данной темы заключается в том, что в связи с этим на каждом предприятии должна быть разработана эффективная политика по архивной работе.
Целью исследования является изучение и анализ архивной работы.
Для достижения поставленной цели исследования, требуется решить следующие задачи:
 изучить особенности архива
 выполнить анализ архивной работы в АО «Раменское приборостроительное Конструкторское бюро»
 разработать и предложить мероприятия по совершенствованию архива АО «Раменское приборостроительное Конструкторское бюро».
Методической базой работы послужили труды отечественных ученых в области документационного обеспечения управленческой деятельности в организации.
Методы исследования: анализ, синтез, сравнение.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и литературы.
В первой главе проводится изучение и исследование основ архива.
Вторая глава посвящена анализу состояния архивной работы в организации АО «Раменское приборостроительное Конструкторское бюро».
В третьей главе предлагаются меры по улучшению архива АО «Раменское приборостроительное Конструкторское бюро».
В заключении подведены итоги работы.
Для написания работы были применены учебные пособия по документационному обеспечению управления, материалы сети Интернет.
 
1.Теоретические аспекты организации архива современных предприятий

1.1.Понятие и сущность архива предприятия

В контексте бизнеса термин “архив” относится к процессу хранения и сохранности документов, записей и других видов информации, которые больше не являются активно востребованными, но могут быть полезны в будущем. Архивное хранилище может быть физическим, таким как комната или здание, или цифровым, таким как база данных или облачная система хранения [11, c.154].
Процесс архивирования предполагает организацию и каталогизацию документов или записей таким образом, чтобы они были легко доступны и извлекаемы. В некоторых случаях документы или записи могут быть оцифрованы как часть процесса архивирования, чтобы сделать их более доступными и уменьшить потребность в физическом пространстве для хранения.
Предприятия часто используют архивирование для соблюдения юридических или нормативных требований к хранению документов или для сохранения важных записей компании или исторических материалов. Кроме того, его можно использовать для освобождения места или ресурсов, необходимых для более активных или текущих бизнес-операций.
Архивы - это документальный продукт человеческой деятельности, сохраняемый из-за их долгосрочной ценности [13, c.76]. Это современные записи, созданные отдельными лицами и организациями по ходу их деятельности и, следовательно, позволяющие непосредственно ознакомиться с событиями прошлого. Они могут быть представлены в широком диапазоне форматов, включая письменные, фотографические, с движущимся изображением, звуковые, цифровые и аналоговые.
Слово ‘архив’ трудно определить, поскольку оно используется по-разному, в зависимости от контекста. Оно может означать [8, c.105]:
-Совокупность предметов, которые являются свидетельствами деятельности человека или учреждения.
-Здание, в котором хранятся исторические документы, также называемое "архивными центрами", "бюро записей" или "хранилищами".
-Любые старые документы или документы, которые используются нечасто.
-Процесс добавления записей в архив.
Однако слово "архив" означает коллекцию документов, созданных или собранных одним человеком или учреждением и отобранных для длительного хранения в качестве свидетельства их деятельности.
Формат этих документов не имеет значения; это могут быть средневековые пергаментные документы, карты, фотографии или даже цифровые файлы. Им может быть несколько столетий или всего несколько недель.
Архивные документы являются первоисточниками, поскольку были созданы во время событий, которые они описывают, участниками или свидетелями этих событий. Они, как правило, уникальны.
Отдельные архивные документы часто называют ‘записями’, потому что в них зафиксировано событие. Их также можно назвать "рукописями", хотя это связано с тем фактом, что они были созданы вручную, а не опубликованы.
Архивы как документов считаются исторически значимыми, сейчас или в будущем.
Они обладают следующими качествами:
-Они являются первичными источниками
-Они были выбраны как свидетельства исторически значимых событий
-За ними ухаживают в надежде, что они прослужат сотни лет.




Рис.1 – Организация работы с документами и архив [13, c.165]

Архивы хранятся государственными и частными учреждениями и частными лицами по всему миру.
Чтобы архивы представляли ценность для общества, они должны быть надежным ресурсом. Для достижения этой цели они должны обладать следующими качествами [18, c.186]:
-Подлинность - запись является тем, за что она себя выдает, создана в задокументированное время и лицом, которым, как утверждается, был создан документ.
-Достоверность - они точно отражают событие, хотя и с точки зрения человека или организации, создающих этот документ.
-Целостность - содержание достаточно для получения целостной картины. К сожалению, не все архивы полны.
-Удобство использования - архив должен находиться в доступном месте и в пригодном для использования состоянии. Землетрясения, ураганы и войны, например, могут привести архивы в негодность.
Если мы хотим, чтобы архив был аутентичным и надежным, необходимо сохранить его контекст, чтобы понять, как, почему и кто его создал, его содержание и формат (способ представления в виде документа).
Архив можно рассматривать только как запись того времени, сделанную отдельным лицом или организацией с определенным уровнем вовлеченности и точкой зрения. Как пользователи архивов, мы должны осознавать этот контекст при интерпретации архивов, а также то, как собственный опыт и культура влияют на восприятие архивных ресурсов.
Архивы имеют несколько характеристик [14, c.143]:
-Они сохраняются только в том случае, если считается, что они представляют долгосрочную историческую ценность. Это может быть трудно оценить, но это означает, что архивные коллекции не содержат и не могут содержать все когда-либо созданные документы.
-Они не создаются сознательно как историческая запись. Их сила в том, что они относятся к современному документу и должны рассматриваться в свете того, кто составил этот документ и почему.
-Документы не обязательно должны быть "старыми", чтобы быть архивом, просто они больше не требуются для использования, для которого они были созданы.
-Они представлены на широком спектре аналоговых и цифровых носителей, а не только на бумажных документах. Архивы включают письменные документы, электронные ресурсы (включая веб-сайты и электронную почту), фотографии и фильмы, а также звукозаписи.
Архивы могут поступать из многих источников, включая [13, c.143]:
-Правительство - наднациональное, национальное, региональное, местное
-Суды и судебные инстанции
-Предприятия
-Профессиональные союзы и организации трудящихся
-Религиозные организации
-Университеты и школы
-Военные структуры
-Благотворительные организации, организации, проводящие кампании, и добровольные организации
-Сообщества
-Индивидуумы.


Рис.2 – Структура архива предприятия [17, c.143]

Причины, почему компании управляют своими архивами:
1.Рост
Использование архивов в маркетинге и взаимоотношениях с клиентами повышает осведомленность о бренде. Архивы также имеют прямую коммерческую ценность. Открыть для себя подлинный классический и винтажный стиль и переупакуйте его для современного рынка.
2.Различие
Каждая компания уникальна, у нее свои истории достижений. Рассказывая историю ваших продуктов и сотрудников с помощью оригинальных архивов, вы можете создать лояльность и гордость за свою компанию.
3.Защита
Архив - это память бизнеса. В нем хранятся знания и доказательства, которые в противном случае могли бы быть забыты. Архивы могут предоставить доказательства против судебных исков, нарушения прав на товарные знаки или нанесения ущерба репутации. Они также являются исключительным источником управленческой информации.
Корпоративная память может убедить сегодняшних сотрудников в том, что компания уже справилась с неопределенностями. Каким бы ни был бизнес, в какой бы отрасли ни находились, хранение архивов поможет сохранить сегодняшний опыт и знания для завтрашней управленческой команды.


Рис.3 – Этапы архивной работы в организации [20, c.155]
Одно из самых больших заблуждений относительно корпоративных архивов заключается в том, что они заполнены старыми материалами и поэтому важны только для компаний с долгой, легендарной историей.
Любая организация может извлечь выгоду из создания архивной коллекции, даже если это начинающий стартап, которому всего несколько лет. Компания накапливает артефакты, как физические, так и цифровые, с поразительной скоростью. электронные письма, дизайн и прототипы продуктов, презентации, культурные инициативы, памятные записки и даже swag - это артефакты. Все это отражает культуру организации и должно храниться в архивах.
У компаний есть способы сохранить физические материалы в помещениях с контролируемым климатом и освещением, чтобы они продолжали существовать для будущих поколений. И, конечно же, всегда можно оцифровать физические документы, чтобы упростить доступ и уберечь оригинальные артефакты от износа.
Без архива становится значительно сложнее отслеживать истории и ресурсы для их поддержки.
Бизнес-архивы представляют огромную ценность не только для компании со 100-летней историей, но и для любой организации на любом этапе ее жизненного цикла. Поэтому важно начать думать о создании корпоративных архивов как о постоянной инициативе, которая может помочь определить будущее направление организации.

Рис.4 – Методика создания архива [16, c.165]

Большая привлекательность бизнес-архивов заключается в том, что их можно использовать самыми разными способами для поддержки вашего бизнеса. Информация, содержащаяся в обычных деловых документах, таких как протоколы заседаний, счета, стратегические планы, литература о продукции и упаковка, реклама и фотографии, может быть преобразована квалифицированными архивистами в истории брендов и продуктов, инновационные идеи для развития бизнеса, PR, материалы для демонстрации и торговых точек, вводные презентации и юридические доказательства. А архивисты имеют двойную квалификацию в области современного управления документами, поэтому могут обеспечить соответствие требованиям и эффективность ведения документации в бизнесе.
Для многих компаний создание и обслуживание исторического архива является трудоемкой задачей, которую часто упускают из виду в ходе повседневной работы. Записи часто хранятся более или менее хаотично, в условиях, которые способствуют порче или даже полному уничтожению важных документов.
Компоненты работы с архивом [12, c.126]:
-Настройка архива – концепции
-Внутренние архивные услуги – оценка, архивное описание, обработка запросов
-Архивные услуги – сбор файлов/носителей, архивное описание и упаковка готовых архивных документов.
Это делает еще более важным инвестировать в хорошо организованный корпоративный архив, потому что история является ценным ресурсом для компании. Для сохранения этого наследия и даже превращения его в ценность для компании требуется профессиональный архив.


Риc.5 – Этапы архивного хранения документов в организации [19, c.65]

Существует множество причин для архивирования данных, но в основном это сводится к согласованию сохранения данных с другими целями компании, такими как поддержание низкой структуры затрат и высокой производительности системы.
Хотя существует множество способов архивирования старых, неиспользуемых данных, некоторые из них лучше других.
Решения для архивирования документов, обеспечивающие беспрепятственный доступ к данным и централизованное управление политиками, не требующее загрузки конечными пользователями, являются одними из главных требований для большинства компаний.
Это жизненно важный процесс управления документами, который может защитить вашу компанию от попадания в немилость отраслевых органов по соблюдению нормативных требований и может создать резервную копию ваших важных бизнес-данных для дополнительной защиты в случае наихудшего сценария.
В качестве архивов данных были буквально физические хранилища, заполненные бумажными документами. Ведение документации было утомительным и отнимало много времени, что негативно сказывалось на производительности сотрудников. Сегодня больше не используют бумажные документы, но некоторые компании по-прежнему архивируют данные неэффективным и дорогостоящим способом.
Современное архивирование данных изменило все это. Решение для архивации документов или данных должно сэкономить время, деньги и место для хранения.
К архивированным данным всегда должен быть легкий доступ. Когда архивируете документы, управление данными должно стать безопаснее, проще и дешевле во всех отношениях.
Вот 7 причин, почему архивирование важно [10, c.117]:
Причина №1: Безопасность данных и соответствие требованиям
Хранение старых или неиспользуемых данных на серверах с высоким трафиком, даже при наличии надлежащего контроля доступа, увеличивает вероятность атаки. Например, защищая сжатые данные старше года на